Teknisk instruktion för postnummerfördelningar

CSV (comma-separated values) är ett filformat för lagring av enkel tabelldata. CSV är en textfil där tabellstrukturens olika fält är separerade från varandra genom kommatecken och radbyten. En vanlig Excel-tabell kan lätt lagras i CSV-format när man väljer CSV som lagringsformat.

En fil i CSV-format är att föredra framom ett normalt Excel-arbetsboksformat eftersom uppgifterna då färdigt är i ett format som kan lagras i databaser. CSV är även ett allmänt filformat som man får från datalager, och det är lättare att generera uppgifter dit.

I CSV-formatet kan man anmäla flera tidningar eller kunder lagrade efter varandra i samma fil. Excel-filer är lättare att åskådliggöra och enklare i de fall då man blir tvungen att kopiera uppgifter från andra filtyper eller det inte annars är möjligt att köra en CSV-rapport.

Eftersom tabelluppgifterna läses automatiskt, ska uppgifterna endast matas i de för dem reserverade cellerna. Kolumner eller rader får inte raderas i tabellerna. I CSV-filer är det mycket viktigt att varje uppgift finns i rätt kolumn, annars går det inte att lagra uppgifterna direkt. Likaså ska det beställningskundnummer som Itella upprätthåller om kunden och Itellas produktnummer användas.

I Excel-versionens delpostningar kan styckeuppgifterna delas upp på flera kalkyltabeller (arbetsbok), annars måste man använda en kalkyltabell per fil. De obligatoriska uppgifterna ska fyllas i varje tabell. Då kopieras den första tabellens uppgifter som botten till de övriga.

Ladda ned tabeller åt dig

Instruktion för lagring av normal Excel-fil och inmatning av uppgifter:

  1. Spara Excel-filen i ditt eget lokala register. Tabellen kan du ladda ned till höger på webbplatsen.
  2. Lägg till ditt 6-siffriga beställningskundnummer (för tidningar börjar det med 88) i tabellen. Mata in uppgiften i cell B2 bredvid textfältet.
  3. Lägg till kundens eller tidningens namn i tabellen. Lägg till uppgiften i cell B3 bredvid textfältet.
  4. Lägg till produktnamnets nummer i fältet B4 (produktnamnet har fyra tecken). Om fördelningen hänför sig till flera produkter, lämna detta fält tomt.
  5. Den elektroniska försändelseförteckningens nummer läggs till endast i de fall när uppgiften gäller endast en sändning. Den sändningsspecifika uppgiften är i kraft endast under en postning.
  6. Lägg till postnumret (5 siffror) och antalet som hänför sig till postnumret under varandra från och med rad 12 (i kolumnerna A och B). Observera att endast det femsiffriga postnumret får matas in på postnummerraden, inte adressortens namn.
    • Exempel
      Mata in postnumret så här: 00530
    • Mata in antalet med siffror. Använd inte kännetecknet "st.", "stycke" eller liknande.
    • Exempel
      Mata in antalet så här: 2150
  7. Spara filen och namnge den så att filnamnet är: beställningskund namn _ beställningskundnummer_fördelning. Obs! Använd inte skandinaviska tecken eller specialtecken (+-%).
    • Exempel
      Exempeltidning_889999_fördelning
  8. Skicka filen per e-post till: ennakkotiedot@itella.com

Instruktion för lagring av CSV-fil och inmatning av uppgifter:

  1. Ladda postnummeruppgiften från ditt system i CSV-format och lagra i det lokala registret. Namnge filen: beställningskund namn _ beställningskundsnummer_fördelning. T.ex. Exempeltidning_889999_fördelning. Obs! Använd inte skandinaviska tecken eller specialtecken (+-%).
  2. Kontrollera att kolumnerna har rubrikraden på rad 1 och att
    • Beställningskundnumret eller Tidningens kundnummer finns i A-kolumnen
    • Kundens/tidningens namn finns i B-kolumnen
    • Produktnamnets nummer finns i C-kolumnen (denna uppgift är inte obligatorisk om inte flera produkter används)
    • Försändelseförteckningens nummer finns i D-kolumnen (denna uppgift utelämnas om det inte gäller en sändningsspecifik uppgift)
    • Postnumret (fem siffror) finns i E-kolumnen
    • Antalet finns i F-kolumnen (inte kännetecken eller enhet).
  3. Försäkra dig om att samtliga uppgifter på alla rader finns med i filen.
  4. Skicka filen per e-post till: ennakkotiedot@itella.com

Modellbilder


Excel-tabell


CSV-tabell

Ytterligare information:

Itella kundtjänsten
tfn: 0200 75000
e-post: kundtjanst@itella.com