SEPA medför ändringar i betalningarna – Itella Information tillhandahåller tjänsterna för övergången till SEPA

Itella Information stöder sina kunder i förändringarna i anslutning till övergången till SEPA gällande de tjänster som Itella Information tillhandahåller. Förändringarna gäller tjänsterna i anslutning till utskrift, elektronisk fakturering, mottagning av fakturor och meddelandeförmedling.

Information och anvisningar om Itella Informations tjänster i anslutning till övergången till SEPA hittar du på denna SEPA-servicesida. Nödvändiga tjänstespecifika ändringsarbeten kan du också beställa på denna SEPA-servicesida, Beställning av SEPA-ändringar.

Vad är SEPA?

SEPA (Single Euro Payments Area) avser det gemensamma eurobetalningsområdet. Inom detta område överförs betalningarna på samma villkor, enligt samma standard och till samma pris som i hemlandet. Övergången medför ändringar som vi måste förbereda oss på i god tid.

SEPA påverkar alla organisationer. Övergången till SEPA sker stegvis och pågår i huvudsak till slutet av 2010. Mer information om SEPA samt om krav och effekter i anslutning till övergången hittar du på Finansbranschens Centralförbund r.f:s webbplats: www.fkl.fi.

Vad innebär övergången till SEPA?

  • Fakturerarens IBAN- och BIC-koder ska anges parallellt med det finländska bankkontonumret (BBAN) på fakturor och giroblanketter från och med 1.7.2010.
  • Från och med 1.12.2010 kan den bankstreckkod som ska fogas till fakturan bildas utifrån bankstreckkodstandard 4 (IBAN-kontouppgiften och den nationella betalningsreferensen) eller 5 (IBAN-kontouppgiften och den internationella betalningsreferensen). Streckkodversion 2 (BBAN och den nationella betalningsreferensen) som används nu kan användas till slutet av övergångsperioden (31.10.2011).
  • Från och med 1.12.2010 kan den internationella referensstandarden (ISO 11649) användas på fakturorna.
    Företag och organisationer uppmuntras att agera i tid så att SEPA fungerar 1.1.2011.

Vad innebär övergången till SEPA för Itella Informations kunder?

De ovan nämnda ändringarna kan fastställas av våra kunder och kräver ofta även att de informationsproducerande programmen uppdateras. I planeringen av datasystemen bör företaget beakta att det i fortsättningen utöver adressuppgifterna för företagets samarbetspartner behövs åtminstone uppgifter om leverantören av e-fakturatjänster, e-fakturaadressen samt IBAN- och BIC-koderna.

Dessutom behövs för kommunikationen mellan systemen flera, eventuellt företagsspecifika, referensuppgifter både på fakturanivå och på radnivå på fakturan. Genom dessa åtgärder säkerställer du möjligheterna till e-fakturering även i fortsättningen.

Kan Itella Information stöda sina kunder i övergångsskedet till SEPA?

Ja. Bekanta dig med våra tjänster i anslutning till övergångsskedet till SEPA. Information och anvisningar hittar du på denna SEPA-servicesida.

Utgående fakturor

SEPA medför ändringar i betalningarna – ta del av anvisningarna och beställ de nödvändiga ändringarna för utgående fakturamaterial från Itella

Om ni använder Itellas iPost, iBillling (e-faktura), iSupplyChain (EDI), Itella Print (utskriftstjänst), mottagningstjänst för e-fakturor, skanningstjänst för leverantörsfakturor eller tjänsten Itella WorkFlow, läs de tjänstespecifika anvisningarna nedan.

Vi använder Itellas tjänst iPost

För tjänsten iPost medför SEPA ändringar i blankettmallen. Under övergångsperioden ska IBAN- och BIC-koderna läggas till på fakturablanketterna. Tillägget ska göras både på fakturablanketterna och i systemet som producerar fakturamaterialet.

  • Ändringsarbetena görs på blankettmallar med materialformatet EPL. Om ert system inte producerar IBAN- och BIC-koder, kan dessa koder även lagras på blankettmallen i form av en bild.
  • För att kunna göra ändringsarbetet behöver vi er iPost-kundkod och blankettmallens anropskod. iPost-kundkoden finns bl.a. på fakturan. Om ni vill beställa alla blankettmallar för en viss kod, kan ni göra det på adressen http://ipost.itella.net/palvelunhallinta/ ”Elektronisten lomakkeiden mallitulosteet” (Modellutskrifter av elektroniska blanketter).
  • Kunder som använder iPost-tjänsten i PDF-format: IBAN- och BIC-koderna importeras utskrivningsklara i bilden på fakturan, så ändringen ska göras i ert källsystem. Ibruktagandet kräver ett test före produktionsanvändningen.
  • Om ni skickar inhouse-material i enlighet med ert system som Itella konverterar till e-fakturor och till material för tjänsten iPost, ska ändringsarbetet beställas till tjänsten iBilling.
  • iPost Finvoice-kunder: En instruktion om tjänstens förnyade planeringsanvisning i anslutning till SEPA-ändringarna finns på adressen: http://ipost.itella.net/finvoice.html.

Vi använder Itellas tjänst iBilling (e-fakturor)

SEPA-ändringarna påverkar allt material som skickas till mottagarna via tjänsten. Detta innebär att de ändringar som beskrivs i dessa anvisningar ska göras i utskriftskanalen (iPost eller Itella Print). Dessutom ska gränssnittet (Customer Connection) mellan kunden och Itella kontrolleras eftersom det avsändande systemet i fortsättningen ska producera BIC- och IBAN-uppgifterna, och även information enligt vilken tidtabell övergången sker och om Itellas stöd behövs t.ex. under övergångsperioden så att materialet tillfälligt konverteras från BBAN-format till IBAN- och BIC-format som en del av den tjänst Itella tillhandahåller. Dessutom ska ändringar göras i e-fakturorna till de delar som fakturorna skickas till banknätet (Finvoice-ändringar).

Vi använder Itellas tjänst iSupplyChain (EDI)

Om fakturerarens kontouppgifter förmedlas i EDI-fakturameddelandet ska fakturerarens system producera SEPA-ändringarna för IBAN- och BIC-kodernas del på fakturameddelandena.

Kundens avsändande system ska stöda förmedling av IBAN- och BIC-koderna parallellt med bankkontouppgiften (BBAN). Detta kan kräva ändringar i kundgränssnittet (Customer Connection). Dessutom ska faktureraren avtala om införandet av ändringarna med sina samarbetspartner eftersom användningen av IBAN- och BIC-koderna kan kräva att fakturameddelandet EDIFACT ändras till en nyare version.

Vi använder Itellas utskriftstjänst (Itella Print)

Om ni levererar utskriftsklart material till vår utskriftstjänst måste ni se till att de nödvändiga SEPA-ändringarna beaktas i utskriftsmaterialet. Om ni har lagt ut underhållet av fakturablanketterna på Itella ska ändringarna beställas och avtalas separat.

Ingående fakturor

SEPA medför ändringar i betalningarna och fakturornas innehåll – ta del av anvisningarna

SEPA medför ändringar i fakturornas innehåll. Itella Information stöder sina kunder i ändringarna i tjänsterna för mottagning av fakturor samt meddelandeförmedling under övergångsperioden.

Avsändaren av fakturan ska se till att fakturan har en IBAN- och BIC-kod. Itella ser å sin sida till att koderna på fakturan överförs till mottagaren tillsammans med fakturamaterialet. Mottagaren av fakturan måste också säkerställa att programmet som hanterar fakturor är SEPA-kompatibelt. Efter övergångsperioden kan bristfälliga uppgifter leda till att fakturor behandlas felaktigt och att de inte kan levereras.

Om ni använder Itellas skanningstjänst för leverantörsfakturor eller mottagningstjänster för e-fakturor (eRCPlus, eInvoice Receiving) eller tjänsten Itella WorkFlow eller tjänsten SupplyChain (EDI), läs de tjänstespecifika anvisningarna nedan.

Vi använder skanningstjänsten för leverantörsfakturor

Avsändaren av fakturan ska läggas till IBAN- och BIC-koderna på fakturorna. Itella konverterar fakturornas inhemska kontonummer till (BBAN) IBAN-format och ser till att koderna på fakturan överförs till mottagaren tillsammans med fakturamaterialet. För de inhemska fakturorna beräknas BIC-uppgiften utifrån bankkontots nummer. Itella meddelar senare hur uppgifterna på utländska fakturor ska förmedlas till mottagarna.

Vi använder Itellas mottagningstjänst för e-fakturor

I tjänsten eRC Plus hämtas fakturamaterialet från Itellas tjänst över ett standardiserat gränssnitt. Itella ser till att materialet är SEPA-kompatibelt. Kunden ansvarar för att det egna programmet kan hantera uppgifterna som förmedlas. Faktureraren ansvarar för att de nödvändiga uppgifterna finns på fakturorna.

I tjänsten eInvoice Receiving konverteras fakturamaterialet till det format som kunden önskar. Om du är osäker på vilka ändringsbehov SEPA medför för det fakturaformat som ert företag använder, kontakta din kontaktperson hos Itella eller information.fi@itella.com.

Vi använder tjänsten Itella WorkFlow

Kontakta er kontaktperson hos Itella eller information.fi@itella.com.

Vi använder Itellas tjänst iSupplyChain (EDI)

Om fakturerarens kontouppgifter tas emot i EDI-fakturameddelandet ska fakturerarens system producera SEPA-ändringarna för IBAN- och BIC-kodernas del på fakturameddelandena.

Kundens mottagande system ska stöda IBAN- och BIC-koderna parallellt med bankkontouppgiften (BBAN). Detta kan kräva ändringar i kundgränssnittet (Customer Connection). Dessutom ska faktureraren avtala om införandet av ändringarna med sina samarbetspartner eftersom användningen av IBAN- och BIC-koderna kan kräva att fakturameddelandet EDIFACT ändras till en nyare version.

Beställning av SEPA-ändringar

SEPA medför ändringar i betalningarna – beställ de tjänstespecifika ändringarna från Itella

Beställning av ändringar och priserna på ändringsarbeten för Itellas tjänsters del

iPost

  • Beställningar: http://ipost.itella.net/palvelunhallinta/ ”Lomakepohjan ja logon tilaus ja muutos” (Beställning och ändring av blankettmall och logotyp)
  • Om det även finns annat att korrigera eller uppdatera på blankettmallen, t.ex. någon ändring i anslutning till informationstjänstsymbolen, lönar det sig att göra arbetet samtidigt som IBAN- och BIC-ändringen.

Mottagningstjänst för e-fakturor, skanningstjänst för leverantörsfakturor och Itella WorkFlow

Kontakta er kontaktperson hos Itella eller information.fi@itella.com.

Vi har läst de tjänstespecifika anvisningarna. Vi behöver ytterligare information, vart ska vi vända oss?

Vid behov får ni närmare upplysningar från Itella Informations kundtjänst, tfn 020 452 9348,
kl. 9.00–16.00. E-post: information.fi@itella.com.

Vi informerar om SEPA-ärenden och -tjänster på dessa servicesidor även i fortsättningen.