Laskujen vastaanotto – manuaalinen maailma jää taakse – Suomen Terveystalo
”Palvelun avulla säästämme niin työaikaa kuin palkkakustannuksiakin.” Markus Aalto, Pääkäyttäjä, Terveystalo
Suomen Terveystalo keskittyy ihmisten terveyden hoitamiseen. Yritys ulkoisti vuoden 2008 alussa osan taloushallinnostaan ja otti käyttöön Itellan laskujen vastaanottopalvelun. Parhaimmassa tapauksessa saapunut lasku voidaan hoitaa maksatuskuntoon tarkastuksineen ja hyväksymisineen yhden työpäivän aikana.
Idea – Urakkana laskujen manuaalinen käsittely ja skannaus
Saapuvien ostolaskujen määrä vuodessa on noin 100 000, eli viikossa laskuja saapuu vajaat 2 000 kappaletta.
– Laskumäärän skannaus ja käsittely vuodessa on urakka, johon käytetyn ajan puolittuminen on merkittävä säästö, sanoo järjestelmän pääkäyttäjä Markus Aalto yhtiön taloushallinnosta Tampereelta. Pelkästään yhtiön ostoreskontrassa laskujen manuaaliseen käsittelyyn ja skannaukseen arvioidaan tarvittavan yhden ihmisen työpanos joka päivä. Iso tuntimäärä syntyy siitä, että jokaisessa yli 100 toimipaikassa sihteeri käyttäisi joka päivä tunnin aikaa ostolaskujen käsittelyyn.
Ratkaisu – Yhdellä prosessilla kaikki ostolaskut
Laskuttaja lähettää joko verkkolaskun Terveystalon verkkolaskuosoitteeseen tai paperilaskun postilokero-osoitteeseen, josta se ohjataan Itellan skannausprosessiin. Laskut digitoidaan ja niistä poimitaan perustiedot, jotka siirretään laskun kuvan kanssa samaan käsittelyprosessiin kuin verkkolaskut.
Terveystalon ostoreskontran käsittelyn jälkeen lasku ohjautuu sähköiseen kiertoon tarkastusta ja hyväksyntää varten yhtiön eri toimipaikkoihin ympäri maata.
– Parhaimmillaan lasku on valmis maksettavaksi yhden työpäivän aikana. Järjestelmän poissaoloasetukset ohjaavat laskun sijaisille lomien ja poissaolojen aikana.
Parhaat hyödyt keskittyminen johtotähteen
Palvelu on selkeyttänyt toimintatapojamme. Aikaisemmin laskut menivät suoraan eri puolilla sijaitseviin yksiköihin, joista ne lähetettiin ostoreskontraan skannattavaksi. Nyt laskut menevät yhteen pisteeseen ja samoilla henkilöresursseilla hoidetaan nykyään laskuja moninkertaisesti enemmän kuin muutama vuosi sitten. Merkittävää on myös se, että sähköisestä laskusta puuttuvat laskun tallentamisvaiheessa syntyneet virheet.
Laskun skannauksen ulkoistaminen sopii Terveystalolle: Yhtiön johtotähti on ihmisten terveyden hoitaminen, ja kaikki muu työ on pois päätehtävän suorittamisesta. Henkilöresursseilla voidaan tehdä muutakin kuin käsitellä laskuja.
Suomen Terveystalo lyhyesti
Terveystalo on Suomen johtava terveyspalveluyritys. Yhtiö tarjoaa terveys-, työterveys- ja sairaanhoitopalveluja yksityishenkilöille, yrityksille, vakuutusyhtiöille ja julkiselle sektorille yli 100 toimipaikassaan eri puolilla Suomea. Terveystalossa työskentelee yli 2 300 työntekijää ja yli 2 000 itsenäistä ammatinharjoittajaa.
