Sähköinen asiointi – Jorvin sairaala
Potilaiden lomakeprosessin sähköistäminen helpottaa hoitajan työtä
"Selkeänä etuna näen rutiinimaisen paperikirjeiden lähettämisen ja vastaanottamisen poisjäännin. Säästyvä aika voidaan käyttää potilaiden esitietoihin perehtymiseen ja lisätutkimusten järjestämiseen, jos niitä tarvitaan. Tavoitteena on välttää turhia käyntejä sairaalassa ennen leikkausta."
Päivi Valta
anestesialääkäri
Jorvin leikkausosasto
Palvelutarve
HYKS Jorvin sairaalassa tehdään lähes 13 000 leikkausta vuodessa. Kirurgian poliklinikalla käy vuosittain yli 17 000 potilasta. Leikkaukseen kutsuttavalle potilaalle lähetetään etukäteen mm. hoidonvarauskirje sekä henkilötieto- ja suostumuslomake. Kirjeprosessi on hidas ja rutiinit vievät aikaa henkilökunnan muulta työltä.
Sairaalalla on tarve edetä nopeammin lisätutkimuksiin niiden osalta, jotka ennakkotietojen pohjalta tarvitsevat lisätutkimuksia. Postitusrutiinit veivät lähtötilanteessa myös turhaan hoitohenkilökunnan aikaa. Pilotoinnin lähtökohtana oli tarve kehittää potilasasiointia sekä vähentää turhia välivaiheita ja odotusaikoja.
Ratkaisu
Jorvin sairaala pilotoi sähköisen asioinnin hyödyntämistä esitietolomakkeiden käsittelyprosessissa sekä leikkaushoidon vaikuttavuuden arvioinnissa Itella eCare -asiointipalvelun avulla. Palvelukokeiluun osallistuu Jorvin sairaalan päiväkirurgian ja kirurgian poliklinikan henkilökunta ja potilaat.
Leikkaukseen kutsuttavan potilaan nimi ja osoitetiedot haetaan henkilötunnuksen avulla Itellan osoitetietojärjestelmästä. Etukäteismateriaali toimintaohjeineen lähetetään sähköisesti iPost-kirjeenä. Potilas palauttaa vastaukset joko tietoturvallisesti sähköisellä verkkolomakkeella tai hän voi myös halutessaan täyttää paperilomakkeet ja palauttaa ne kirjeessä. Itellan eCare-palvelussa paperilomake muunnetaan sähköiseen muotoon, jolloin myös nämä vastaukset ovat henkilökunnan käytössä sähköisessä muodossa.
Kun potilaan terveydentilaa koskevat leikkaukseen vaikuttavat tiedot saadaan etukäteen, voidaan hänen hoitonsa suunnitella ja ohjata etukäteen paremmin. Henkilökunta voi sähköisen asioinnin avulla myös suunnitella työtään tehokkaammin ja keskittyä hoidon kannalta oleellisiin työvaiheisiin, kuten perehtymään asiakkaan tapaukseen ja järjestämään lisätutkimuksia.
Teknologia
- Itella eCare asiointipalvelu
- iPost
- Skannaus
- OTS-palvelu
Parhaat hyödyt
Potilaan asiointi tehostuu
- Potilaan terveydentilaa koskevat esitiedot saadaan jo ennen ensimmäistä sairaalassa käyntiä
- Tutkimustulokset ovat käytettävissä jo vastaanottotilanteessa (leikkaava lääkäri, ohjaava hoitaja, nukutuslääkäri)
- Tietojen päivittäminen helpottuu
- Potilaan ohjeistaminen kehittyy (näytteenottopisteet ja leikkaukseen valmistautuminen)
- Hoitajien työajan käyttö kehittyy
Potilaiden tarpeiden tunnistaminen kehittyy
- Hoitajat voivat keskittyä tukemaan asiakkaita niissä asioissa, joissa he tarvitsevat tukea
- Erityisjärjestelyjä tarvitsevien (vaikeasti sairaat, monimutkaiset tilanteet ja suuret leikkaukset) tunnistaminen nopeutuu ja oikeat hoitojärjestelyt varmistuvat
Potilas valmistautuu leikkaukseen ja toipilasaikaan paremmin
- Henkilökunta ehtii varmistua potilaan ymmärtäneen ohjeet keskustelemalla ohjeistuksesta etukäteisohjeet saaneen potilaan kanssa
Vuonna 2008 pilotoinnin kohteena olevista potilaista 80% palautti lomakkeet etukäteen ja näistä 56% palautti ne sähköisesti.
Käyttäjätyytyväisyys
Vuonna 2007 VTT:n tutkimuksen mukaan henkilöstö piti palvelua hyödyllisenä ja helppokäyttöisenä. Sähköisen palvelun valinneista henkilöistä huomattava osa (87 %) piti palvelua helppokäyttöisenä ja vielä suurempi osa (90 %) hyödyllisenä.
Tärkeimpänä edellytyksenä hyötyjen toteutumiselle pidetään tietojärjestelmien yhteensopivuutta siten, että samoja tietoja ei tarvitse syöttää erikseen eri järjestelmiin.
"Pilotti osoitti, että ratkaisut ovat varsin kelpoja ja soveltuvia sairaalamaailmaan", suunnittelija Jari Simonen HYKSin hoitotyön kehittämiskeskuksesta toteaa.
