Tekninen ohje postinumerojakaumille

CSV (comma-separated values) on tiedostomuoto, jolla tallennetaan yksinkertaista taulukkodataa. CSV on tekstitiedosto, jonka taulukkorakenteen eri kentät on eroteltu toisistaan pilkuilla ja rivinvaihdoilla. Tavallisen Excel-taulukon voi tallentaa helposti CSV-muodossa valitsemalla tallennusmuodoksi CSV.

CSV-muotoinen tiedosto on suositeltavampi kuin normaali Excel-työkirjamuoto, koska siinä tiedot ovat jo valmiiksi tietokantoihin tallennettavassa muodossa. CSV on myös yleinen tietovarastoista ulos saatava tiedostomuoto, ja tietojen generointi on siihen helpompaa.

Excel-tiedosto on havainnollisempi ja helpompi silloin, kun tietoja joudutaan kopioimaan toisista tiedostotyypeistä tai CSV-raportin ajaminen ei muutoin ole mahdollista.

Koska taulukon tiedot luetaan sisään automaattisesti, pitää tiedot syöttää vain niille varattuihin soluihin. Taulukosta ei saa poistaa sarakkeita tai rivejä. CSV-tiedostossa on hyvin tärkeää, että jokainen tieto on oikeassa sarakkeessa, muutoin suora tietojen tallennus ei ole mahdollista. Samoin on käytettävä Itellan asiakkaasta ylläpitämää tilausasiakasnumeroa ja Itellan tuotenumeroita.

Excel-version osapostituksissa voidaan kappaletiedot jakaa useammalle laskentataulukolle (työkirjalle), muuten pitää käyttää yhtä laskentataulukkoa per tiedosto. Pakolliset tiedot on täytettävä jokaiseen taulukkoon. Tällöin ensimmäisen taulukon tiedot kopioidaan pohjaksi muille taulukoille.

Lataa taulukot käyttöösi

Ohje tietojen lisäämiseen Excel-taulukkoon:

  1. Tallenna Excel-tiedosto omaan paikalliseen hakemistoosi.
  2. Lisää oma 6-numeroinen tilausasiakasnumerosi (lehdillä 88-alkuinen) taulukkoon. Lisää tieto tekstikentän viereiseen soluun B2.
  3. Lisää asiakkaan tai lehden nimi taulukkoon. Lisää tieto tekstikentän viereiseen soluun B3.
  4. Lisää tuotenimikkeen numero kenttään B4. Jos jakauma kohdistuu usealle tuotteelle, jätä tämä kenttä tyhjäksi.
  5. Sähköisen lähetyslistan numero lisätään vain silloin, kun kysymyksessä on vain yhtä erää koskeva tieto. Eräkohtainen tieto on voimassa vain yhden postituksen ajan.
  6. Lisää (tai liitä) riviltä 12 alkaen (sarakkeille A ja B) postinumero (5-numeroinen) ja postinumerolle kohdistuva kappalemäärä allekkain. Huomaa, että postinumeroriville saa syöttää vain viisinumeroisen postinumeron, ei toimipaikan nimeä.
    • Esimerkki
      Syötä postinumero näin: 00530
    • Syötä kappalemäärä numeroina. Älä käytä määritettä ”kpl”, ”kappaletta” tms.
    • Esimerkki
      Syötä kappalemäärä näin: 2150
  7. Tallenna tiedosto ja nimeä siten, että tiedostonimi on: tilausasiakas nimi _ tilausasiakasnumero_jakauma. Huom! Älä käytä ääkkösiä tai erikoismerkkejä (+-%).
    • Esimerkki
      Esimerkkilehti_889999_jakauma
  8. Lähetä tiedosto Itellan myyjän sähköpostiosoitteeseen

Ohje tietojen lisäämiseen; CSV-tiedosto:

  1. Lataa postinumerotieto järjestelmästäsi CSV-muodossa ja tallenna omaan paikalliseen hakemistoosi. Nimeä tiedosto: tilausasiakas nimi _ tilausasiakasnumero_jakauma. Esim: Esimerkkilehti_889999_jakauma. Huom! Älä käytä ääkkösiä tai erikoismerkkejä (+-%).
  2. Tarkista, että sarakkeilla on otsikkorivi rivillä 1 ja, että
    • A-sarakkeessa on Tilausasiakasnumero tai Lehden asiakasnumero
    • B-sarakkeessa on Asiakkaan / lehden nimi
    • C-sarakkeessa on Tuotenimikkeen numero (tämä tieto ei ole pakollinen, jos käytettäviä tuotteita ei ole useita)
    • D-sarakkeessa on Lähetyslistanumero (tämä tieto jää tyhjäksi, jos kyseessä ei ole eräkohtainen tieto)
    • E-sarakkeessa on Postinumero (viisi numeroa)
    • F-sarakkeessa on Kpl-määrä (ei määritteitä tai yksikköä)
  3. Varmista, että tiedostossa löytyy kaikki tarvittava tieto.
  4. Lähetä tiedosto Itellan myyjän sähköpostiosoitteeseen

Mallikuvat


Excel-taulukko


CSV-taulukko

Lisätietoja:

Itella asiakaspalvelu
puh: 0200 77000
e-mail: asiakaspalvelu@itella.com