Ennakkotiedon ilmoittaminen sähköisellä lähetyslistalla lähetyslistapohjan avulla
Ennakkotilaus ja ennakkotieto
Ennakkotieto on sitä tietoa, jota Itella saa lähetyseristä ennen postitusta. Ennakkotiedon avulla resurssit voidaan kohdentaa oikein sekä tuottaa laadukasta palvelua. Ennakkotieto voidaan antaa helpoiten sähköisellä lähetyslistalla.
Ennakkotilaus tehdään seitsemän viikkoa ennen postituksen alkua sähköisellä lähetyslistalla. Ennakkotilauksen toteutumista seurataan Itellassa. Jos postitettu lähetys ei vastaa tuote-ehtoja, voidaan tuote muuttaa lähinnä kyseistä tuotetta vastaavaksi. Tämä voi vaikuttaa lähetyksen hintaan. Palveluista, joiden hinnoissa ennakkotilaus huomioidaan alennuksena, alennus poistetaan, jos ennakkotieto ei toteudu ilmoitetulla tavalla.
Jos asiakkaan kanssa on sovittu ennakkotietojen antamisesta ennakkotilauksella, eikä ennakkotilauksia ole tehty esimerkiksi lehden tuotantoliitteeltä generoiduilla lähetyslistoilta, ennakkotilaukset pitää luoda käsin sähköiselle lähetyslistalle. Tällaiset ennakkotilaukset tehdään samoin kuin tavalliset lähetyslistat. Ennakkotilauksia tulee päivittää tuote-ehtoihin merkittyjen päivitysvelvollisuuksien mukaisesti. Itella ei lupaa viime hetken muutoksille alkuperäistä palvelutasoa.
Sanomalehdillä tuotantoliitteellä annettujen tietojen katsotaan täyttävän ennakkotilaukseen vaadittavat ehdot.
Lähetyslistapohjien käyttö
Jos postitus toistuu samanlaisena useita kertoja, kannattaa käyttää apuna lähetyslistapohjaa. Lähetyslistapohjat ovat asiakaskohtaisia. Järjestelmästä löytyy ohje lähetyslistapohjan käytöstä (1). Lähetyslistapohjalle merkitään kaikki postituksessa vakiona pysyvät asiat. Postituspäivää, eikä lehden tapauksessa ilmestymispäivää, ei voi antaa etukäteen ja ne onkin otsikolla merkitty harmaalla (2). Lähetyslistapohjan otsikolla ei anneta lehden numeroa, vaikka sitä ei erikseen ole estetty. Muut ennakkotilauksella tarvittavat tiedot voidaan syöttää lähetyslistapohjalle, kuten rivin normaalit tiedot: tuote, vyöhyke, arvioitu määrä ja keskimääräinen yksikköpaino, sekä lisäriville lajittelu, yksikkökoko ja suunnat (3). Merkitään myös onko kyseessä paikallisjakelu (4).
Kuva 1. Lähetyslistapohjan täyttö ennakkotilauksen tiedoilla.
Ennakkotilauksen tekeminen lähetyslistapohjan avulla
Ennakkotilaus syntyy, kun lähetyslista luodaan vähintään 49 vrk ennen postituksen alkua. Valitaan linkki Luo lähetyslista/ennakkotilaus pohjan avulla. Syntyneelle lähetyslistalle täydennetään ennakkotilauksen postituspäivä. Samalla aktivoituu Tark. ennakkotilaus -painike, jolla voidaan tarkastaa, että kaikki tarpeelliset tiedot on ennakkotilaukselle syötetty (5). Järjestelmä kertoo mitkä tiedot pitää vielä lisätä (6).
Kuva 2. Lähetyslistapohjan avulla luotu ennakkotilaus. Tark. ennakkotilaus -painikkeella on löytynyt puutteellisesti täytetty ennakkotilausrivi.
Ennakkotilausten ja lähetyslistapohjien haku
Ennakkotilauksia, ja lähempänä postitusta lähetyslistoja, tulee päivittää aina heti kun tietoihin tulee muutoksia kuten esimerkiksi postitusaikoihin ja paikkoihin sekä määriin yli 10 % tai painoihin yli 25%. Haettaessa valitun asiakkaan ennakkotilauksia esimerkiksi tietojen päivittämistä varten, valitaan Tapahtumat -välilehdeltä Näytä-valikosta Ennakkotilaukset (7). Samoin, jos halutaan muokata lähetyslistapohjia, valitaan haun tuloksena näytettäväksi Lähetyslistapohjat (7).
