Ennakkotiedon antaminen

Ennakkotieto on postitettavasta erästä etukäteen annettu tieto, jonka avulla kohdistetaan postinkäsittelyn ja -jakelun resursseja sekä varmistetaan että sovittu jakelun palvelutaso toteutuu.

Ennakkotieto annetaan täyttämällä sähköinen lähetyslista tai sovitaan erikseen tuotantoliitteellä. Ennakkotieto on hyvä antaa mahdollisimman aikaisin. Parhaiten tietoa voidaan hyödyntää kun se annetaan 7 viikkoa ennen postitusta, mutta myös myöhemmin annettu ennakkotieto on hyödyllistä. Jos annettu tieto muuttuu, pitää se päivittää avatulle lähetyslistalle. Tietoja voi päivittää aina postituspäivään asti. Saman postituserän jakaantuessa useammalle päivälle on jokaiselle päivälle tehtävä oma lähetyslista ja arvioitava kullekin lähetyslistalle päivittäiset postitusmäärät.

Kun ennakkotiedon antamisesta on sovittu hintaan vaikuttavana tekijänä, on kyseessä ennakkotilaus.

Ennakkotilaus

Ennakkotilauksen tekemisestä sovitaan asiakkaan kanssa tai se voi kuulua tuotteen perusominaisuuksiin kuten muun muassa Aikakauslehtien Press Pro -lehdissä, Itella Newspaper -tuotteissa, Itella Ilmaislehti Pro, sekä kelluvissa Joukkokirjeissä ja Press M -lehdissä.

Tilauksen tiedot annetaan sovitun mukaisesti vähintään 7 viikkoa ennen ensimmäistä postitusta sähköisellä lähetyslistalla. Katso Ennakkotilauslaskurista, milloin lähetyslista on viimeistään avattava.

Annettuja ennakkotilauksen tietoja voi päivittää postituspäivään saakka. Tietosisältöjen toteutumia seurataan jälkikäteen erillisellä raportilla. Osa muutoksista on maksullisia.

Postinumerojakaumat

Jakaumatiedot kertovat postitusten maantieteellisen jakauman. Jakaumatiedot koskevat vain Itellan kautta jaettavia postituksia. Tietoja käytetään resurssien varaukseen, postituksen suunnitteluun ja hinnoitteluun. Jakaumatietojen käsittelyssä on huomioitu tietoturva ja tietojen luottamuksellisuus.

Jakaumatiedot lähetetään kerran vuodessa sopimusneuvotteluiden yhteydessä.

Jakaumatiedot voi antaa Excel-tiedostona, jota on kahta eri tyyppiä:

  • normaali Excel-tiedosto, jolloin tiedot lisätään kertaalleen niille varatuille paikoille ja
  • CSV-muotoinen tiedosto, jolloin kaikki tiedot ovat kaikilla riveillä.

Tutustu tekniseen ohjeeseen

Ilmestymispäivätiedot

Ilmestymispäivien antaminen määrämuodossa helpottaa niiden siirtämistä keskitetysti tietokantaan, josta ne saadaan haettua täytettävälle tuotantoliitteelle. Toiminta vähentää tallennuksessa tapahtuvia virheitä ja nopeuttaa tuotantoliitteen valmistumista.

Ilmestymispäivätiedot voi antaa Excel-tiedostona, joita on kahta eri tyyppiä:

  • normaali Excel-tiedosto, jolloin tiedot lisätään kertaalleen niille varatuille paikoille ja
  • CSV-muotoinen tiedosto, jolloin kaikki tiedot ovat kaikilla riveillä.

Tutustu tekniseen ohjeeseen