Registerbeskrivning

Namn
Itella Abp, som fungerar som registerförare även för sina dotterbolag
FO-nummer 1531864-4

Kontaktuppgifter
PB 802, 00011 ITELLA, 020 451 5200

Postrutten 7 A, 00230 HELSINGFORS

Namn
Heikki Junnila

Kontaktuppgifter
Itella Abp
Administration av person- och arbetstidsuppgifter
PB 802, 00011 ITELLA
Telefon 020 451 4241

Itella Abp:s elektroniska system för administration av rekryteringsuppgifter

Det huvudsakliga syftet är att personuppgifterna ska fungera som bas för Itellakoncernens (härefter Itellas) system för rekryteringsuppgifter. Registret innehåller personuppgifter om de fysiska personer som loggat in på Itellas rekryteringssystem (interna sökande) och om de fysiska personer som registererat sig i Itellas system (externa sökande).

Personuppgifterna används för följande ändamål:

• För att informera arbetssökande om lediga platser på Itella.
• För att som arbetsgivare ta emot arbetsansökningar till lediga platser.
• För att i databasen över arbetssökande söka fram lämpliga kandidater för de lediga uppgifterna.
• För att vara i kontakt med de arbetssökande genom att skicka uppgifter om arbetssökandets olika faser och genom att vid behov be om kompletterande uppgifter av de sökande.
• För att utifrån de uppgifter de arbetssökande har givit göra upp sammandrag av uppgifterna för att kunna fatta beslut i ärendet.
• Ansökningar som anländer efter anställningsbeslutet överförs till ett ansökningsarkiv, där de förvaras 2 år efter avslutad ansökningsprocess.

Personer som har registrerat sig har rätt att låsa sin profil och då står personens uppgifter inte till rekryteringens förfogande.

Itellas system för administration av rekryteringsuppgifter innehåller följande uppgifter:

• Förnamn och efternamn
• E-postadress
• Kön
• Födelsetid
• Telefonnummer (hem, till arbetet, mobil)
• Adress, land, region, ort, postnummer
• Uppgifter om arbetserfarenhet
• Uppgifter om utbildning
• Uppgifter om den sökandes behörighet (körkort, språkkunskaper, värnplikt, erfarenhet av postarbete)
• Bifogade dokument (t.ex. CV, fotografi)
• Den sökandes önskemål beträffande arbetet
• Korrespondensspråk
• Fritt formulerad ansökan och ytterligare uppgifter
• Uppgifter om hur rekryteringsprocessen framskrider och om hur valet sker
• För Itellas interna arbetssökande innehåller systemet uppgifter om den enskilda anställda på Itella: Itellas personnummer, för- och efternamn, e-postadress, adressuppgifter, telefonnummer (till arbetet, hem) samt uppgifter om omplaceringen.

Genom att registrera sig har sökanden möjlighet att se, ändra och ta bort de uppgifter han/hon lämnat. En intern sökande kan inte ändra sina person-, adress- eller datakommunikationsuppgifter i systemet.

• De uppgifter som finns om de arbetssökande har de själva uppgivit. Den sökande får ett användarnamn och lösenord till systemet, med hjälp av vilka han/hon själv kan komplettera sin ansökan och uppdatera sina uppgifter som sökande.
• Uppgifterna om rekryteringsprocessen, intervjuer, bedömningar och val förs in i systemet av en expert på personaladministration på Posten, dvs. (en rekryterare) eller chef.
• För Itellas interna arbetssökandes del överförs uppgifterna om den enskilda anställda från Itellas system om personuppgifter.

Överlåtelsen av uppgifter sker under iakttagande av lagar och förordningar och myndighetsdirektiv.

De registrerade sökandenas uppgifter sammanställs i sammandrag över de sökande, som används vid beslutsfattningen i anslutning till rekryteringen.

Uppgifterna ges inte ut till personer utanför Itellakoncernen.

A. Manuellt material

Personuppgifterna i de ansökningar som levererats manuellt införs i systemet.

B. Uppgifter som har registrerats via datasystemet

För att kunna använda rekryteringssystemet krävs det att man har ett användarnamn, ett lösenord och en e-postadress. Detta gäller både den som söker arbete och den anställda på Itella som använder systemet.

Då det gäller uppgifternas dataskydd iakttas Itellakoncernens dataskyddsprinciper.

I enlighet med Personskyddslagen 26 § har en person rätt att kontrollera vilka uppgifter om honom/henne som finns registrerade i rekryteringssystemet. Begäran om kontroll ska förses med underskrift och sändas skriftligen till registrets kontaktperson. Alternativt kan begäran framläggas personligen på den adress som anges ovan.